Managementassistent 24-32 uur per week

Wat ga je doen?

Je vormt een duo met de huidige managementassistente, jullie hebben beiden een eigen takenpakket maar werken wel nauw samen. Je bent de rechterhand van het clusterhoofd. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor medewerkers van het cluster en bied je hen secretariële ondersteuning. Je werkzaamheden zijn in ieder geval: 

Managementondersteuning

• Het bijhouden van de agenda, deadlines en afstemming hierover met andere clusters 
• Het organisatorisch en administratief voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten
• Uitvoering diverse HR-taken (rol bij werving en selectie, onboarding nieuwe medewerkers)
• Sparringpartner voor clusterhoofd en je vervult een signaleringsrol
• Voorbereiden en genereren van rapportages en het bewaken van werkprocessen en procedures

Clusterondersteuning

• Secretariële ondersteuning van medewerkers van het cluster
• Bijhouden van de gezamenlijke mailbox(en) 
• Eerste aanspreekpunt voor vragen binnen het cluster en je bevordert de samenwerking binnen en tussen clusters.  

Coördinatie, beheer en ondersteuning.  

• Eerste aanspreekpunt voor Privacy en onderdeel van NHG Privacy team
• Beheren Sharepointlandschap en contactpersoon voor alle ICT-gerelateerde zaken
• Vertegenwoordiging van het cluster bij organisatiebrede planningen

Wat neem je mee?

Als spin in het web ben je laagdrempelig en toegankelijk, een verbinder, weet je je makkelijk te bewegen binnen en buiten het cluster en werk je ook nauw samen met de managementassistentes van de andere clusters. 

• Je hebt hbo-werk- en -denkniveau
• Je hebt bij voorkeur een afgeronde secretarieel-administratieve opleiding, of een opleiding tot managementassistent
• Je hebt minimaal 1 á 2 jaar relevante werkervaring in een - bij voorkeur vergelijkbare - management/secretariële functie
• Je beschikt bovenal over een proactieve werkhouding en hebt goede communicatieve vaardigheden, je houdt van meedenken
• Je bent een teamplayer die haar/zijn eigen taken en prioriteiten niet uit het oog verliest 

Wat ontvang je van ons?

• Een aanstelling als managementassistente voor de duur van een jaar met zicht op een vaste aanstelling. 
• Salarisindicatie schaal 9 (min. € 3.358,- max. € 4.768,- bruto per maand op basis van 40 uur per week) aangevuld met vakantiegeld (8%) en een eindejaarsuitkering (8,3%). 
• 30 vakantiedagen plus een persoonlijk keuzebudget: kies voor extra inkomen, vrije tijd of scholing. 
• Pensioenregeling bij PFZW en een tegemoetkoming in de ziektekostenverzekering. 
• Een dynamisch team met veel kennis uit verschillende vakgebieden. 
• Een inspirerende werkplek in Utrecht en de mogelijkheid om daarnaast flexibel thuis te werken. Je krijgt de beschikking over een laptop, een onkostenvergoeding voor jouw thuiswerkplek. 
• De mogelijkheid om flexibel je werk af te stemmen op je privésituatie en ruimte voor eigen inbreng evenals mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling.

Hoe ziet je team eruit?

Het cluster Communicatie & Contact bestaat uit ongeveer 30 enthousiaste collega’s: marketeers, communicatiespecialisten, beeldredacteur, digital developers, product owners, evenementenmedewerkers en webredacteuren. Samen adviseren en ondersteunen we de diverse inhoudelijke clusters. Bijvoorbeeld door automation trajecten te verzorgen, websites te maken en te beheren, communicatie-uitingen op te stellen en resultaten hiervan te monitoren en door het organiseren van congressen en evenementen. We doen veel zelf, maar werken ook regelmatig samen met externe specialisten en bureaus.

Bij welke organisatie kom je te werken?

Het Nederlands Huisartsen Genootschap (NHG) verenigt bijna 14.000 huisartsen. Al 65 jaar stellen we de kaders en normen voor de huisartsenzorg. Dit doen we bijvoorbeeld met (herziene) richtlijnen, praktijkhandleidingen, nieuwsupdates, praktijkgerichte e-learnings en instructiefilms. En met Thuisarts.nl zijn we 24/7 beschikbaar voor huisarts en patiënt. Bij het NHG werken ongeveer 160 gedreven professionals, zowel vanuit de Domus Medica in Utrecht als vanuit huis. De sfeer binnen het NHG-bureau is informeel en collegiaal. Tegelijkertijd zijn de kwaliteitseisen hoog en zijn de medewerkers erg bij hun werk betrokken.

Ben je enthousiast geworden? Solliciteer!

Dit kan gemakkelijk via de sollicitatiebutton. Beantwoord de algemene vragen, plaats je motivatie in het betreffende tekstveld en upload je cv. Wil je eerst meer informatie? Neem dan contact op met Brenda van Schriek-van Putten, managementassistent, via b.vanputten@nhg.org of via telefoonnummer 088 506 56 65. We kijken uit naar je reactie. Solliciteren kan tot 16 december 2024.

Wij zijn ervan overtuigd dat een diverse samenstelling van collega’s met verschillende achtergronden en ideeën ons scherp houdt en ons werk impactvoller maakt. Je bent van harte welkom.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.